یکی از مهمترین اسناد و مدارکی که می بایست جهت حمل و نقل بین المللی یک محموله تهیه کنیم ، سیاهه تجاری خرید (Invoice) و لیست عدل بندی (Packing List) است که در اصلاح عموم آن را به اینویس و پکینگ لیست می شناسیم.طبق قانون تهیه این اسناد بر عهده فروشنده کالا می باشد، فروشنده می بایست اطلاعاتی از قبیل نوع ، ماهیت کالا، تعداد ، ابعاد ، کد تعرفه گمرکی، ارزش هرقلم کالا، ارزش کل محموله و … را در قالب Invoice و Packing List (اینویس و پکینگ لیست) جهت صدور مجوز صادرات به گمرک ارائه دهد، ضمنا فروشنده ملزم است این اسناد را ممهور کرده و به امضا شخص مجاز در شرکت خود برساند. بدین ترتیب صحت اطلاعات درج شده در صورتحساب و لیست عدل بندی (اینویس و پکینگ لیست) را تضمین می نماید.
همانطور که لازم است فروشنده کالا جهت انجام تشریفات گمرکی صادرات، سیاهه تجاری خرید و لیست عدل بندی (اینویس و پکینگ لیست) را به گمرک کشور صادر کننده ارائه دهد، خریدار نیز می بایست این اسناد را به هنگام ترخیص کالا در مقصد به گمرک کشور وارد کننده ارائه نماید و از روی است که اهمیت تهیه و تنظیم صحیح و کامل این اسناد مشخص می شود.
صورتحساب (Invoice) :
صورتحساب ،سیاهه تجاری خرید و یا اینویس سندی است که فروشنده یا صادر کننده در مقابل ارائه کالا یا خدمات در برای خریدار صادر می نماید.این سند مبین مبلغی است که خریدار می بایست در ازای دریافت میزان مشخصی از کالا و یا خدمات به فروشنده پرداخت نماید. این سند صرفا فی مابین دو طرف می باشد، حال در مواردی این صورت حساب در وجه اشخاص نیز صادر میگردد.
فروشندگان ملزم به رعایت یک الگوی مشخص جهت تهیه اینوویس نمی باشند و میتوانند ساختار تهیه آن را بسته به سلیقه و سیاست سازمان خود طراحی نمایند ولی می بایست مواردی در این ساختار بصورت شفاف و کامل قید گردد.
میتوان از ساختار پائین به عنوان یک نمونه استاندارد جهت تهیه سیاهه تجاری استفاده نمود.
۱- فرستنده یا فروشنده : منظور شرکتی است که کالا یا خدمات را جهت فروش به خریدار ساخته و یا تهیه کرده است در این ردیف میبایست نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن شرکت فروشنده قید شود.که باید در اینویس و پکینگ لیست قید شود
۲- گیرنده یا خریدار: شرکتی که کالا یا خدمات را از شرکت فروشنده خریداری کرده است و اینجا لازم است نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن شرکت فروشنده قید شود.
۳- تاریخ اینوویس: در این ردیف میبایست تاریخ صدور سیاهه تجاری مشخص شود.
۴- شماره اینوویس : سیاهه تجاری حتما میبایست دارای شماره مشخص (شماره مسلسل) باشد که باید در این قید ردیف شود.
۵- ردیف کالا ها و خدمات ارائه شده.
۶- شرح مشخصی از کالا و خدمات ارائه شده.
۷- بهتر است اگر سیاهه تجاری را برای کالاهایی تهیه میکنیم که قصد صادرات آن ها را داریم، کد تعرفه گمرکی (HS Code) آن را جهت رعایت اصول تجارت بین المللی در سیاهه خرید قید نمائید.
۸- تعداد محصول (کالا یا خدمات)
۹- قیمت واحد محصول (کالا یا خدمات)
۱۰- قیمت کل محصول (کالا یا خدمات)
باید به این نکته دقت داشته باشیم که مشخص نمودن واحد ارزی در تهیه سیاهه تجاری الزامیست، همچنین سیاهه تجاری و لیست عدل بندی (اینویس و پکینگ لیست) می بایست در سربرگ شرکت فرستنده تهیه و حتما توسط شخص مجاز در شرکت امضا و ممهور گردد.
پیش فاکتور (Proforma Invoice):
پروفرما اینوویس در واقع نوعی پیش قرار داد است که هرچند جنبه رسمی ندارد ولی شرایط آن غیر قابل تغییر بوده و فروشنده و خریدار پس از تائید ملزم به اجرای مفاد آن می باشند. پیش فاکتور پیشنهاد فروش محصول است که توسط فروشنده (صادر کننده) پس از انجام توافقات اولیه برای خریدار (وارد کننده) صادر میشود، خریدار میتواند با استفاده از پیش فاکتور نه تنها از نحوه انجام معامله مطمئن شود بلکه شرایط حمل، ترخیص کالا در گمرک مقصد و اخذ مجوزات احتمالی جهت ترخیص و واردات محموله را بررسی نماید.
یک پیش فاکتور همانند (اینویس و پکینگ لیست) باید بر روی سربرگ شرکت فروشنده صادر و توسط شخص مجاز در شرکت امضا و ممهور گردد همچنین میبایست حاوی اطلاعات ذیل باشد.
ـ مشخصات کامل فروشنده.
ـ مشخصات کامل خریدار.
ـ تاریخ و شماره پیش فاکتور.
ـ مدت اعتبار پیشنهاد.
ـ مشخصات کامل کالا .
ـ وزن، تعداد، ابعاد محصول با ذکر واحد اندازه گیری.
ـ کد تعرفه گمرکی (HS Code) .
ـ قیمت هر واحد محصول و جمع کل قابل پرداخت بر اساس تعداد سفارش به همراه ذکر واحد ارزی.
ـ تعیین شرایط حمل و نقل و تحویل کالا بر اساس اصطلاحات بین المللی بازرگانی (Incoterms).
ـ تعیین وسیله حمل و نوع بسته بندی
ـ تعیین شرایط پرداخت وجه از سوی خریدار چه از لحاظ برنامه ریزی زمانی و چه از لحاظ نحوه انتقال وجه.
لیست عدل بندی (Packing List) :
لیست عدل بندی یا پکینگ لیست سندی است که همانند سیاهه تجاری جهت انجام تشریفات گمرکی صادرات و واردات در گمرکات مبدا و مقصد مورد استفاده قرار میگیرد، همچنین این سند میتواند برای استفاده شرکت حمل مفید واقع گردد.
پکینگ لیست نشان میدهد که محموله صادراتی شامل چه اقلامی است و تعداد بسته ها ، ابعاد بسته ها، وزن خالص محصول و وزن ناخالص بسته های را نشان میدهد.
میتوان از ساختار ذیل به عنوان یک نمونه جهت تهیه لیست عدل بندی استفاده نمود.
موارد ۱ تا ۶ را در قسمت سیاهه تجاری خرید توضیح داده ایم.
۷- تعداد بسته ها به همراه نوع بسته بندی اعم از کارتن، جعبه چوبی، جعبه فلزی، پلت و … را در این ستون مشخص مینمائیم.
لازم به ذکر است در تهیه پکینگ لیست نیازی نیست تعداد محصول فروخته شده را نمایش دهیم و در واقع این تعداد باید در اینوویس نمایش داده شود، پس فقط ذکر تعداد بسته ها و نوع بسته بندی کفایت می کند.
۸ـ ابعاد بسته ها شامل طول، عرض و ارتفاع هر بسته با ذکر واحد اندازه گیری در این ستون نمایش داده می شود.
۹ـ وزن خالص هر بسته که شامل وزن کالا پیش از بسته بندی است را در این ستون نمایش می دهیم.
۱۰ـ وزن ناخالص هر بسته که شامل وزن کالا پس از بسته بندی است را در این ستون نمایش میدهیم.
گواهی مبدا (Certificate of Origin) :
گواهی مبدا سندی است که توسط اتاق بازرگانی محلی در هر کشور بصورت فرم چاپی و یا بصورت الکترونیکی صادر و به امضای صادر کننده میرسد و همچون اینویس و پکینگ لیست باید توسط شیپر( صادرکننده) تهیه شود
.
این گواهی که در معاملات تجاری بین المللی مورد استفاده قرار می گیرد مبین آن است که کالا در یک کشور خاص تولید، باز تولید و یا پردازش شده است و شامل شماره، تاریخ، مشخصات کامل فرستنده و گیرنده، نام کشور سازنده، نوع و وسیله حمل(هوایی، دریایی، زمینی) محموله، شرح کالا (برند ـ مدل ـ تعداد ـ وزن ـ کد تعرفه گمرکی و …) و غیره می باشد.
دانلود نمونه پکینگ لیست (packing list)
