یکی از مهمترین اسناد و مدارکی که می‌بایست جهت حمل و نقل بین المللی یک محموله تهیه کنیم، سیاهه تجاری خرید (Invoice) و لیست عدل‌بندی (Packing List) است که در اصلاح عموم آن را به اینویس و پکینگ لیست می‌شناسیم. طبق قانون، تهیه این اسناد بر عهده فروشنده کالا می‌باشد، فروشنده می‌بایست اطلاعاتی از قبیل نوع، ماهیت کالا، تعداد، ابعاد، کد تعرفه گمرکی، ارزش هرقلم کالا، ارزش کل محموله و … را در قالب Invoice و Packing List (اینویس و پکینگ لیست) جهت صدور مجوز صادرات به گمرک ارائه دهد، ضمنا فروشنده ملزم است این اسناد را ممهور کرده و به امضا شخص مجاز در شرکت خود برساند. بدین ترتیب صحت اطلاعات درج شده در صورتحساب و لیست عدل‌بندی (اینویس و پکینگ لیست) را تضمین می‌نماید.
همانطور که لازم است فروشنده کالا باید جهت انجام تشریفات گمرکی صادرات سیاهه تجاری خرید و لیست عدل‌بندی (اینویس و پکینگ لیست) را به گمرک کشور صادرکننده ارائه داده شود، خریدار نیز می‌بایست این اسناد را به هنگام ترخیص کالا در مقصد به گمرک کشور واردکننده ارائه نماید و از روی است که اهمیت تهیه و تنظیم صحیح و کامل این اسناد مشخص می‌شود.
اینویس چیست؟
می‌توان از ساختار پائین به عنوان یک نمونه استاندارد جهت تهیه سیاهه تجاری استفاده نمود.
فرستنده یا فروشنده
منظور شرکتی است که کالا یا خدمات را جهت فروش به خریدار ساخته و یا تهیه کرده است. در این ردیف می‌بایست نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن شرکت فروشنده قید شود که باید در اینویس و پکینگ لیست قید شود.
1.گیرنده یا خریدار
شرکتی که کالا یا خدمات را از شرکت فروشنده خریداری کرده است و اینجا لازم است نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن شرکت فروشنده قید شود.
2.تاریخ اینویس
در این ردیف می‌بایست تاریخ صدور سیاهه تجاری مشخص شود. تاریخ یا به صورت دستی اضافه می‌شود یا به‌صورت خودکار به‌وسیله دستگاه‌های فاکتوردهی درج می‌شود. درج تاریخ در اینویس از این جهت حائز اهمیت است که بر مواردی از جمله تعیین زمان پرداخت، محاسبه مالیات و هزینه‌های گمرکی تاثیر می‌گذارد.
3.شماره اینویس
سیاهه تجاری حتما می‌بایست دارای شماره مشخص (شماره مسلسل) باشد که باید در این قید ردیف شود. این شماره یک کد منحصر به فرد برای مشخص کردن اسناد مالی می‌باشد که توسط فروشنده تعیین می‌شود.
4.ردیف بندی
ردیف کالاها و خدمات ارائه شده. (به این معنا که کالا و خدمات ارائه شده به ترتیب ذکر می‌گردند.)
- شرح مشخصی از کالا و خدمات ارائه شده.
- تعداد محصول (کالا یا خدمات)
- قیمت واحد محصول (کالا یا خدمات)
- مالیات
- تخفیف
- قیمت واحد محصول (کالا یا خدمات)
5.تعرفه گمرکی
بهتر است اگر سیاهه تجاری را برای کالاهایی تهیه می‌کنید که قصد صادرات آن ها را دارید، کد تعرفه گمرکی (HS Code) آن را جهت رعایت اصول تجارت بین المللی در سیاهه خرید قید نمائید.
باید به این نکته دقت داشته باشید که مشخص نمودن واحد ارزی در تهیه سیاهه تجاری الزامی است، همچنین سیاهه تجاری و لیست عدل‌بندی (اینویس و پکینگ لیست) می‌بایست در سربرگ شرکت فرستنده تهیه و حتما توسط شخص مجاز در شرکت امضا و ممهور گردد.
انواع اینویس و پکینگ لیست
سه نوع سیاهه تجاری وجود دارد که به شرح زیر می‌باشند:
سیاهه گواهی شده (cerified invoice): در این سیاهه یک مقام مسئول یا اتاق بازرگانی باید صورتحساب را تایید کرده و به امضا برساند. با این شرایط که تمام موارد ذکر شده داخل سیاهه با موارد درج شده در قرارداد مطابقت داشته و کالا ممنوعه نمی‌باشد.
سیاهه تایید شده (legalised invoice): اگر کشور خریدار برخی کشورهای خاورمیانه باشند گواهی باید علاوه بر اتاق بازرگانی توسط سفارت یا کنسولگری کشور خریدار نیز تایید شود.
سیاهه کنسولی (Cosular invoice): این نوع صورتحساب توسط کشورهای آمریکای جنوبی درخواست می‌شود. این سیاهه در واقع نوعی فرم چاپی است که در سفارت کشور فروشنده مهر و امضا می‌شود. لازم به ذکر است که تمام هزینه‌های این اقدامات بر عهده فروشنده خواهد بود.
پیش فاکتور (Proforma Invoice):
پروفرما اینویس در واقع نوعی پیش قرارداد است که هرچند جنبه رسمی ندارد ولی شرایط آن غیر قابل تغییر بوده و فروشنده و خریدار پس از تائید ملزم به اجرای مفاد آن می‌باشند. پیش فاکتور پیشنهاد فروش محصول است که توسط فروشنده (صادر کننده) پس از انجام توافقات اولیه برای خریدار (وارد کننده) صادر می‌شود. خریدار می‌تواند با استفاده از پیش فاکتور نه تنها از نحوه انجام معامله مطمئن شود بلکه شرایط حمل، ترخیص کالا در گمرک مقصد و اخذ مجوزات احتمالی جهت ترخیص و واردات محموله را بررسی نماید.
یک پیش فاکتور همانند اینویس و پکینگ لیست باید بر روی سربرگ شرکت فروشنده صادر و توسط شخص مجاز در شرکت امضا و ممهور گردد همچنین می‌بایست حاوی اطلاعات ذیل باشد.
- مشخصات کامل فروشنده
- مشخصات کامل خریدار
- تاریخ و شماره پیش فاکتور
- مدت اعتبار پیشنهاد
- مشخصات کامل کالا
- وزن، تعداد، ابعاد محصول با ذکر واحد اندازه‌گیری
- کد تعرفه گمرکی (HS Code)
- قیمت هر واحد محصول و جمع کل قابل پرداخت بر اساس تعداد سفارش به همراه ذکر واحد ارزی
- تعیین شرایط حمل و نقل کالا بر اساس اصطلاحات بین المللی بازرگانی (Incoterms)
- انتخاب وسیله حمل و نوع کالا
- تعیین شرایط پرداخت وجه از سوی خریدار چه از لحاظ برنامه ریزی زمانی و چه از لحاظ نحوه انتقال وجه
لیست عدل بندی (Packing List) :
لیست عدل‌بندی یا پکینگ لیست سندی است که همانند سیاهه تجاری جهت انجام تشریفات گمرکی صادرات و واردات در گمرکات مبدا و مقصد مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین این سند می‌تواند برای استفاده شرکت حمل مفید واقع گردد.
پکینگ لیست نشان می‌دهد که محموله صادراتی شامل چه اقلامی است. تعداد بسته‌ها ، ابعاد بسته‌ها، وزن خالص محصول و وزن ناخالص بسته‌ها را نیز نشان می‌دهد.
می‌توان از ساختار ذیل به عنوان یک نمونه جهت تهیه لیست عدل‌بندی استفاده نمود.
موارد 1 تا 5 را در قسمت سیاهه تجاری خرید توضیح داده‌ایم.
6. تعداد بسته‌ها به همراه نوع بسته‌بندی اعم از کارتن، جعبه چوبی، جعبه فلزی، پلت و … را در این ستون مشخص می‌نمائیم.
لازم به ذکر است در تهیه پکینگ لیست نیازی نیست تعداد محصول فروخته شده را نمایش دهیم. در واقع این تعداد باید در اینویس نمایش داده شود، پس فقط ذکر تعداد بسته‌ها و نوع بسته‌بندی کفایت می‌کند.
7. ابعاد بسته‌ها شامل طول، عرض و ارتفاع هر بسته با ذکر واحد اندازه‌گیری در این ستون نمایش داده می‌شود.
8. وزن خالص هر بسته که شامل وزن کالا پیش از بسته‌بندی است را در این ستون نمایش می‌دهیم.
9. وزن ناخالص هر بسته که شامل وزن کالا پس از بسته‌بندی است را در این ستون نمایش می‌دهیم.
گواهی مبدا (Certificate of Origin) :
گواهی مبدا سندی است که توسط اتاق بازرگانی محلی در هر کشور به‌صورت فرم چاپی و یا به‌صورت الکترونیکی صادر و به امضای صادرکننده می‌رسد و همچون اینویس و پکینگ لیست باید توسط شیپر( صادرکننده) تهیه شود.
این گواهی که در معاملات تجاری بین‌المللی مورد استفاده قرار می‌گیرد مبین آن است که کالا در یک کشور خاص تولید، باز تولید و یا پردازش می‌شود و شامل شماره، تاریخ، مشخصات کامل فرستنده و گیرنده، نام کشور سازنده، نوع و وسیله حمل (هوایی، دریایی، زمینی) محموله، شرح کالا (برند ـ مدل ـ تعداد ـ وزن ـ کد تعرفه گمرکی و …) و غیره می‌باشد.